העונה הנכונה למעבר משרד

ידוע שחברות ההובלה גובות תעריפים שונים במהלך השנה. אבל עלויות ההובלה הן רק חלק ממערך שיקולים רחב יותר, שכדאי לקחת בחשבון כשמחפשים את המועד הנכון למעבר משרד. לכל עונה בשנה יש את המאפיינים שלה שישפיעו על מעבר המשרד. הנה כמה קריטריונים שכדאי לקחת בחשבון כששוקלים מעבר לכתובת חדשה:

העונה החמה נחשבת לעמוסה מבחינת חברות ההובלה. אם התכנית שלכם היא להעביר משרד בעונת הקיץ, חשוב לשריין מספיק זמן מראש תאריכי הובלה ולא לחכות לרגע האחרון. ברוב המקרים עלות ההובלה בקיץ תהיה גבוהה ביחס לתאריכים אחרים בשנה.

הקיץ היא גם עונה שבה עובדים רבים רוצים או צריכים לקחת חופשה. בידקו בלוח השנה מתי מתרחשות החופשות שאישרתם או התבקשתם לאשר. אולי תזהו תקופת זמן שבה רוב העובדים נמצאים בחופשה וניתן לנצל אותה למעבר.

אם אתם מתכוונים להעביר משרד בחורף נראה שתשלמו פחות על הובלה ותמצאו בקלות יחסית, מובילים לתאריך הרצוי לכם. מצד שני כשמעבירים משרד בימי החורף היותר סוערים, לא תמיד אתם שולטים בלעדית בזמנים וכדאי להיערך לעיכובים אפשריים כתוצאה מהצפות בכבישים או מעליות משותקות בשל הפסקות חשמל.

כמו כן, העברה של ציוד רגיש למים, גם כזה שנעטף היטב, יכולה להיות בעייתית בגשם, במידה ואין חניון מקורה בבניין המשרדים שתעברו אליו.

אם אתם זקוקים לנוכחות מלאה של העובדים כדי שייסיעו במעבר, זיכרו שחופשות מחלה בגלל וירוסים בחורף, הן עניין שכיח. יתכן שכדאי לתכנן את המעבר לתחילת או לסוף החורף כדי שההתנהלות תעבור עם מינימום תקלות.

מבחינת מזג האוויר, האביב היא עונה ידידותית למעבר משרד. עלויות ההובלה עוד לא הגיעו לשיא והימים מאופיינים בטמפרטורות נוחות שמעודדת יציאה החוצה ופעילות. מעבר משרד הוא הרי מהלך שדורש אנרגיות, ורק לחשוב על מי שצריך לעמוד בחוץ ביולי-אוגוסט, לפקח על העמסת הציוד על המשאית ולפתור בעיות כמו מעלית שנתקעה, מקרר שלא עובר בדלת ועוד, זה כבר מעייף.

מצד שני, עונת האביב מאופיינת ברצף של חגים ומועדים - פסח, יום הזיכרון, יום העצמאות, ל"ג בעומר ושבועות. מאחר ועונת החגים מעמיסה גם כך היערכות מיוחדת של העובדים ודורשת הכנת חומרים מראש, הרי שתוספת של מעבר משרד על היציאה מהשגרה, עשויה להיות מוגזמת ולפגוע בתפוקה. שימו לב אם כך, שאתם מתכננים את המעבר במנותק מימי החג והמועד.

גם הסתיו היא עונה נוחה למעבר מבחינת מזג אוויר, אם כי  מבחינת חגים ומועדים, מדובר בתקופה דחוסה. ברוב העסקים לחוץ בתקופת חגי תשרי. מאחר והחודשים ספטמבר ואוקטובר מאופיינים בימי חופשה רבים ובמעט ימי עבודה, מצטבר לרוב עומס של עשייה בחודשים האלה.  כדאי לשקול אם משתלם להעמיס על ימי העבודה הספורים גם העברה של משרד שכרוכה גם היא בתהליכים של למידה והסתגלות שעשויים להאט את העבודה השוטפת.