עוברים משרד ונשארים בחיים לספר על זה

א' המתגורר בכפר סבא, היה רגיל לנסוע ברכבת לעבודה במשרד בת"א. הזמן הממוצע שהקדיש א' מהרגע שקם עד הרגע שהגיע לעבודה היה שעה וחצי. בדרכו חזרה היה עושה זאת א' בשעה ורבע. במשרדו של א' העוסק בתחום ההיי-טק הטכנולוגי הוחלט להעביר את המשרד לפארק המדע ברחובות, כעת דרכו של א' לעבודה ובחזרה תוארך בשעתיים שלמות, שעה יותר בבוקר ושעה אחר הצהריים.

עובדים רבים במשק הישראלי יכולים להזדהות עם הסיפור של א'. קשה לחשוב על מילה אחרת מלבד תסכול שעובר על עובדים הנקלעים לסיטואציה הזו. מצד אחד התמורה עבור העבודה שלהם לא השתנתה, אבל מצד שני מדוע לבזבז זמן יקר של שהייה מחוץ לבית עבור עבודה באותו שכר? על פי הסיפור שהוצג, א' נדרש כעת לבלות כ- 14 שעות בממוצע מחוץ לביתו עבור יום עבודה ושכר של 9 שעות בממוצע.

כיצד המעסיקים נערכים לשינוי מן הסוג הזה? העובדים לא אמורים לחוות עלייה במחיר הנסיעה שלהם, מאחר ועל חשב השכר לעדכן את החזר הנסיעות בתלוש המשכורת, אך מי שכן עשוי להיות מושפע מהשינוי הם עובדי מיקור חוץ ועצמאיים. ישנם גם כאלו שהמחיר והמרחק יתקצר עבורם ולכן צריך לבחון את האפשרות לצמצום הפגיעה באחרים על ידי גמישות בשעות העבודה שתמנע תלות בתחבורה הציבורית או אף קיצור שעת החזרה ואפשרות (אם קיימת) להמשך עבודה מן הבית.

פתרונות נוספים מצד המעסיק לשיפור דרכי ההגעה של העובדים הם:

1. אם העסק עובד עם חברת ליסינג ומנהל מספר מצומצם של רכבים, ניתן להשתתף בהוצאות כמקובל עם עובדים ומעל מספר קילומטרים קבוע ו/או חוסר נגישות בתחבורה ציבורית והארכת הדרך לעבודה בזמן שיקבע.
2. השכרת שירות מוניות/שאטלים שתאסוף עובדים במקום מרכזי ומקובל

בעת המעבר למשרד חדש משתנים תנאי העסקה הפיסיים. מה שנראה לעיתים כקוריוז, יכול להיות עולם ומלואו, המקום הקבוע במחלקה עם התמונות והעציץ שנהפך לשולחן עם מגירות, או החדר הפונה מערבה והחל מ- 14:00 בצהריים לא רואים כלום בצג המחשב, והתסריט הגרוע מכל – אם מושיבים אותך ליד האחד/ת שהופכים את המשמרת באופן רשמי ומוחשי לארוכה הרבה יותר.

כדי להעניק לעובדים תחושה של "נחיתה רכה" במקום העבודה החדש, עליכם בעצם לשמר בו את תחושות השייכות של העובדים. הימנעו מלהעניק לעובדים שלכם את ההרגשה כאילו הם חלק מן החפצים והפריטים הפיסיים שעוברים משרד. איך למשל?

1. נסו לערב אותם בתהליך המעבר ו/או השיפוץ. ניתן להראות לעובדים את המקום החדש או תכנונים ושרטוטים כיצד הוא יראה.
2. שתפו אותם בהתלבטויות עיצוב או תכנון ובתהליך קבלת ההחלטות עד כמה שניתן, גם אם מדובר בבחירת וילונות, מוצרי נוי וכדומה.

חשוב לזכור: תהליך מעבר משרד הוא שינוי מבורך אך הוא עדיין שינוי שיכול להיתפס, כפי שצוין קודם, בעיני חלק מן העובדים כדבר מעיק ומייגע. על המעסיק להכין מבעוד מועד את מחלקת כוח האדם או הממונה על הנושא בחברה בכדי לערוך שיחות עם העובדים ולדעת כיצד והאם להתכונן ליום שאחרי המעבר, ייתכן וחלקם של העובדים אינו מעוניין להמשיך ולעבוד בחברה.

"המרחב הפתוח" בעסקים ובמשרדים הוא טרנד רווח מאוד בשנים האחרונות בארץ ובעולם, בעת המעבר למשרד חדש שיטה זו תאפשר לכם ולעובדים שלכם מעבר קל ונוח. על פי שיטת ה"מרחב הפתוח" או ה-OPEN SPACE, המשרד שלכם יעוצב לפי נושאי מחלקות והאנשים העובדים בהם אך לא יחולק לחדרים חדרים אלא ישקף את דרך העבודה ו"הזרימה" שלה, ללא קירות אלא אשקוביות המפרידות בין העובדים ומותירות מעיין שביל גישה בין כולם. כדי להימנע מרעשי רקע עבור כל מחלקה ישנם קירות זכוכית שניתן לחצוץ בינם.

על אף כל היתרונות של עיצוב המשרד לפי עקרונות "המרחב הפתוח", האפשרות הזו עשויה להתאים בעיקר עבור צוותי עבודה המשתפים פעולה האחד עם השני ועליהם להיות בקשר מתמיד. בעסקים בהם ישנה היררכיה מוגדרת ונדרש מקום גם לאירוח אנשים חשובים וישיבות, נדרשת הקצאת חדרים פרטיים למנהלים או בעלי תפקידים ייחודיים בחברה.

עשו לחיים עם העובדים בהרמת כוסית חגיגית לרגל המעבר, ערכו איזו מסיבת צהריים עם TA ממסעדות באזור המשרד החדש ועברתם את כל התהליך בשלום. הגיע הזמן להגיד תודה לכולם, על המאמץ ולחזור לעבודה שגרתית.