10 הדיברות של מעבר משרד

סגרתם חוזה ותאריך מעבר אל הנכס החדש? ראשית כל, אם עליכם לבצע שיפוצים בנכס (אם אתם לא אמורים לשפץ עברו כבר לשלב הבא), בדקו אם ישנה חברת אחזקה בבניין או שבעל הנכס הוא זה שאחראי על תקינות המערכות הבסיסיות של מים וחשמל. שפצו את המשרד החדש מספיק זמן מראש, בהנחה כי צריך וכי בעל הנכס מאפשר שיפוץ לפני תחילת החוזה, אם כי בכל חוזה ניתן לשלם עבור תקופה חלקית פחותה מחודש בדיוק בשביל הנושאים הללו. שיפוץ לפני המעבר הוא מקדם בטיחות משמעותי למעבר חלק.

בהתאם לחוזה שלכם מול בעל הנכס במשרד הישן, עליכם לפנות את כל תכולתו ולהחזיר את המבנה לקדמותו ( כולל דלתות ישנות, קירות גבס או כל פסולת בניין שיש). תוכלו לחסוך עלויות וזמן על ידי כך שתשתמשו במכולה של שיפוץ המשרד החדש, עבור פינוי הפסולת במשרד הישן עליכם לעמוד בתקנות המוניציפליות של פינוי פסולת בניין, לדעת כי עליכם להשכיר מכולה מקבלן מורשה ולדאוג כי הפסולת תפונה למתקן מחזור באזורכם.

עליכם לברר מהו החוזה מול ספקי האינטרנט ושירותי הטלפוניה ומהם התנאים שלכם בעת מעבר משרד. חשובה מכל היא האפשרות להתקין מערכת אינטרנט וטלפוניה עוד לפני המעבר, כדאי גם לבצע בדיקות של מאמץ ומהירות לאינטרנט על מנת לא להיות מופתעים ביום המעבר. אין עסק שיכול להתקיים כיום ללא המערכות הללו. חברות רבות מציעות את העברת המנוי לכתובת ביום המעבר אך זהו סיכון מכיוון שיתכן ולא יהיה סנכרון בין חברות ספקיות האינטרנט לחברות התשתית, טכנאים, מוצרים או זמן מול נציגי שירות.

עדכנו את כתובת בית העסק שלכם חודש מראש עבור קבלת דואר וחבילות.

נכון ששימוש בשירותי אריזה הוא אפקטיבי וחוסך זמן אבל אם כל עובד יארוז את חפציו האישיים כולל המחשב האישי וכדומה, הוא ידע לסמן אותו בשמו וחשוב מכך ידע למצוא אותו במשרד החדש ביום המעבר. הצמידו מדבקות עם שמות העובדים לשולחנות והכיסאות שלהם. נכון שמדובר ברהיטים זהים, אך הם משמשים אותם מדי יום, הם כיוונו וסידרו אותם לפי ההעדפות שלהם, ולא נתחיל לדבר על שלל המחקרים הפסיכולוגיים המדברים על היקשרות לחפצים בסביבת העבודה המעניקה תחושות ביטחון לעובדים. למה לשבש להם את זה?

אחד הסעיפים החשובים ביותר בתהליך שינוי סדר העבודה במשרד החדש, איחוד מחלקות, מיזוג תפקידים או תקנים חדשים. כאשר קצב העבודה משתנה או רוצים לייעל אותו על ידי הסדר החדש, קחו בחשבון כי עבור העובדים שלכם הדבר הכי חשוב הוא מקום הישיבה ובעיקר ליד מי הם יושבים רוב היום. תכננו את סידורי הישיבה מראש תוך התחשבות מקסימלית ברצונות העובדים.

עדכנו את המובילים כי מדובר במעבר משרד ואתם מעוניינים בהובלה אחרי שעות העבודה המקובלות, נסו לבצע את המעבר ביום רביעי בשעות הערב כך שאם יהיה צורך להישאר מעט אחרי שעות העבודה כדי לסדר זה לא יהיה נורא בחמישי כמו לבקש זאת מן העובדים בראשון.

חסכו לכם כאב ראש משאלות המובילים בדבר מיקומם של הרהיטים והקפידו על סימון במדבקות ומספרים את הריהוט המתאים עבור כל חדר. בעת ההעמסה מן המשרד הישן תדאגו לכך שהמובילים מעמיסים את הריהוט אחרון כדי שבפריקה במשרד החדש הוא ירד ראשון, כך יוכלו המובילים להרכיב את הריהוט ולאחר מכן גם להכניס את כל הארגזים האישיים לחדרים המתאימים.

פנקו את העובדים שלכם בארוחת צהריים של פיצות וסלטים למשרד. למה? כי כנראה רובם יחשבו שהמשרד יהיה עדיין מבולגן מן המעבר ולא יביאו אוכל או בכלל יגיעו עם חשק לעבודה, ככה גם תפתיעו אותם, גם תעלו את המצב רוח וגם התפוקה לא תיפגע כי תחושת המחויבות והמוטיבציה יעלו.

זה הכי חשוב.