כשחברה משנה כתובת ונכנסת לחלל חדש, מדובר במהלך רחב שמצריך ג'אגלינג של העפת ותפיסת הרבה כדורים לאוויר, תוך כדי התקדמות ותנועה. הנה כמה נקודות שכדאי לחשוב עליהן כשנערכים למהלך של חילופי משרדים, בשאיפה למעבר הרמוני ויעיל ככל הניתן:
העיתוי הנכון למעבר: ראשית – טיימינג. חישבו על העונה הנכונה בשנה עבורכם ועל העיתוי המתאים למעבר. האם נוח מבחינתכם לעבור כשכל העובדים נמצאים בחופשה מרוכזת או להיפך? האם סימנתם תקופה בשנה שבה קצב העבודה יורד והיא טובה יותר למעבר? אולי יתאים לכם לעבור בחורף כשמחירי ההובלה יורדים ולהסתכן בכך שימים סוערים עשויים לגרום לעיכובים. או שכדאי יותר לבצע את המהלך בעונת מעבר, שבה מחירי ההובלה נמצאים איפושהו באמצע. אז קובעים את תאריכי המעבר בין החגים והמועדים של חגי לתשרי או בין חגי האביב.
שבו עם לוח השנה – קחו בחשבון את מזג האוויר, חופשות שאישרתם, חגים ומועדים ואת תקופות השיא מבחינת עבודה וקבלו את ההחלטה הנכונה ביותר עבורכם.
פיתרון ביניים: לעתים נכנסים לחלל עבודה זמני עד שהמשרדים החדשים יהיו מוכנים. עבודה בחלל זמני עשויה להיעשות בתנאים לא אופטימליים ואולי בצפיפות. נסו ככל האפשר לשמור על הדד-ליין של התקופה הזמנית ולא להאריך אותו שוב ושוב, לפי הדד ליינים המשתנים של בעלי המקצוע שעובדים על החלל החדש. בתקופת העבודה בחלל הזמני, חשוב שיהיו גם פתרונות קבע כגון ישיבה שבועית קבועה שמתרחשת אפילו מחוץ למשרד הזמני ושומרת על שגרת העבודה.
שקיפות מל העובדים: מומלץ לשתף את העובדים בצפוי להם. להסביר את הרציונל למעבר ולשקף את הפרטים שירכיבו את סדר היום החדש. לדבר על פתרונות החנייה וההגעה למשרד העתידי, על סידורי הישיבה החדשים ולענות על שאלות שמתעוררות.
אולי יש עובדים שהשינוי עשוי להשפיע מבחינתם על המשך העבודה בחברה כי המיקום והתנאים החדשים לא יתאימו להם - יש להיות קשובים לצוות, להבין את ההשלכות שיש למעבר ולהיערך להן.
סידורי ישיבה חדשים: מעבר למשרד חדש זו הזדמנות לפריסה מחודשת של צוות העובדים בחלל. חשוב שהחלוקה למשרדים ולאיזורי ישיבה תהיה מתוכננת היטב, כדי שלא יהיה צורך אחרי ההתמקמות, לשנות שוב סידורי ישיבה, במידה והתקבלו החלטות שלא עובדות.
חישבו על הצרכים של המחלקות השונות ונסו להימנע מחיכוכים - למשל, לא מומלץ להושיב את צוות המכירות הסוער ליד מחלקת הנהלת החשבונות או הקריאייטיב, שצריכים שקט וריכוז.
החלטה על סידורי ישיבה היא הזדמנות להשיג הרמוניה במשרד ולמקם בסמיכות את מי שעובדים טוב ביחד ולהיפך.
קופסא לכל עובד: כדי לתת לעובדים שליטה במצב, מומלץ לצייד אותם בקופסאות קרטון ולבקש מהם לארוז את הדברים שהם יזדקקו להם במשרד החדש, במקום לארוז עבורם. לכל עובד יש את הניואנסים שלו לגבי ציוד ודגשים שונים לגבי הצרכים שלו ונראה שעדיף לחסוך את ההסברים לחברת ההובלה והאריזה ולבקש שכל עובד יתמודד עם הקופסא שלו לבד וירשום עליה את שמו.
ראשית קפה: כדי לשמור על תפוקה סדירה והתנהלות רגילה הקפידו למקם בחלל החדש את אבני היסוד לסדר היום המוכר. אם רוב העובדים זקוקים לקפה שלהם ב-9 בבוקר לפני תחילת העבודה, אל תזנחו את מכונת הקפה בארגז שטמון אי שם מתחת לערימה הגדולה של ארגזי הקלסרים והניירת. אותו הדבר לגבי סבון הידיים בשירותים. התייחסו לרוטינות הבסיסיות ברצינות.
ניקיון וארגון: כדי שהכניסה למשרד החדש תהיה נעימה ויעילה והיום הראשון של הצוות במשרד החדש, לא יתבזבז על ניקוי אבק, מומלץ להזמין את חברת הניקיון לפני הכנסת הציוד. כמו כן, שימרו את אנשי התמיכה זמינים ופנויים לכם, לימים הראשונים במשרד החדש, עד שמוודאים שבכל המחשבים ניתן לעבוד כרגיל, שכולם מחוברים למדפסת הנכונה ועוד.
חיזוק הקיים: מעבר למשרדים חדשים יוצר לרוב תקופה מאתגרת של התמודדות עם העבודה השוטפת בתנאים לא מוכרים (למשל חלל עבודה זמני או משרד חדש שעדיין לא מצוייד באופן מלא). מומלץ בתקופה כזו לחזק וללכד את השורות, לשמור על מורל טוב בקרב אנשי החברה ולהעביר את המסר שרואים את המאמצים והאתגרים שמאפיינים את השינוי. ארוחה משותפת על חשבון החברה יכולה להרים את האווירה. גם קניית עציצים או תמונות יפות, תשדר השקעה ותהפוך את החלל לנעים יותר. כמובן שגם חלוקת תווי קנייה היא אקט מרים מורל שבהחלט עובד.
חגיגיות: נסו להדגיש את החיובי שבמעבר ולהנות ממנו. כדי לא לראות מסביב פרצופם אבודים של עובדים שאולי גם ישדרו תחושה של בילבול ללקוחות, חשוב שתחלחל מלמעלה תחושה של אמונה והנאה מהשינוי. ציינו את הכניסה למשרד החדש בהרמת כוסית ועוגה או בדרך אחרת, הדגישו את היתרונות שבמקום החדש ונצלו את המומנטום כדי לצאת לדרך חדשה עם תנופה, שמחה וחיוניות.
