טעות לעולם חוזרת
אם אתם נעזרים בשירותיהן של חברות שליחויות למשרד בוודאי נתקלתם בטעויות פה ושם, והדבר גם הגיוני בהתחשב בהיקף העבודה של חברות אלה. עם זאת, טעויות החוזרות על עצמן (מסוגים שונים או אותה הטעות) יגרמו לעוגמת נפש ולעתים אף לנזק כלכלי.
אלו הן הבעיות העיקריות ולצדן הדרכים שלכם, מנהלי משרדים וחברות, למנוע אותן מבעוד מועד.
טעות בכתובת הנמען
בשבועות הראשונים לעבודה עם חברות שליחויות למשרד יתכנו מצבים בהם החבילות שתבקשו לקבל או לשלוח יגיעו בטעות למען אחר.
מצב זה מתרחש לעיתים גם כשחברת השליחויות מעסיקה שליח חדש שטרם למד את הכתובת, או במקרים בהם ביצעתם מעבר משרד והכתובת החדשה לא עודכנה בהצלחה במערכת של חברת השליחויות.
כך תמנעו את התקלה: בכדי למנוע את התסכול הרב ואת הסיכוי שתתבקשו לשלם בפעם השנייה בעבור השליחות, ראשית גלו תשומת לב בעת ביצוע ההזמנה. העבירו את הכתובת המדויקת ובקשו מנציג חברת השליחויות לחזור עליה בקול.
שנית, כבר במעמד חתימת החוזה עם חברת השליחויות ציינו מהי הכתובת שלכם לאיסוף החבילות. במידה ואתם מפעילים מספר משרדים/ סניפים – וודאו כי חברת השליחויות מעודכנת בכל הכתבות. דרשו במעמד חתימת החוזה שבכל מקרה של בלבול שמקורו בחברת השליחויות – לא תידרשו בתשלום נוסף.
השליחים מגיעים למשרדכם עם חבילה לא נכונה
הזמנתם טונר למדפסת וקיבלתם שק ענק של אוכל לכלבים? ביקשתם איסוף חבילה פליירים מבית דפוס והשליח הגיע כשבידו 200 מדבקות לרכב? מצבים כאלה מתרחשים לעיתים קרובות וגורמות לא רק לעוגמת נפש, אלא לאובדן זמן יקר ולרוב גם לצורך בשליחות נוספת בתשלום.
אם החבילה לה חיכיתם משפיעה על לו”ז העבודה שלכם (פוסטרים לכנס או כיבוד לישיבה חשובה) ייתכן והנזק אף יגדל. לפיכך, חשוב לא רק למנוע את הישנות התקלה אלא גם למצוא מנגנון התאוששות מהיר מהסיטואציה.
כך תמנעו את התקלה: בכדי למנוע את התסכול הרב ואת הסיכוי שתתבקשו לשלם בפעם השנייה בעבור השליחות, ראשית גלו תשומת לב בעת ביצוע ההזמנה. העבירו את הכתובת המדויקת ובקשו מנציג חברת השליחויות לחזור עליה בקול.
כמו כן, במידה ואתם מחכים למשלוח מבית עסק אחר, ספק או נותן שירות למשרד- תבקשו מהם לוודא כי נתנו לשליח את החבילה הנכונה עבורכם.
השליחים מגיעים באיחור רב
איחור חד פעמי מדי פעם אינו משמעותי ולא מחייב שבירת חוזה מול חברת השליחויות, כך גם איחורים בשל תנאי מזג אוויר קשים (גשם, ברד, שלג), תאונה שהתרחשה במסלול השליחויות או מחסום עקב אירוע ביטחוני.
כל המקרים הללו יוצרים עיכובים שאינם תלויים ביעילות חברת השליחויות או בשליח. בשל כך יש לגלות הבנה והתחשבות. לעומת זאת, איחורים חוזרים ונשנים הנובעים מחוסר תשומת לב, או חוסר מקצועיות ואכפתיות הם עניין אחר – ודורשים תגובה.
כך תמנעו את התקלה: כבר במעמד חתימת החוזה קבעו מהו טווח הזמן הסביר לאיחורים (עד שעתיים), ומהו מנגנון הפיצוי במקרה של איחור מעבר למקובל. בנוסף, קבעו בחוזה כי איחור רצוף מעל 3 פעמים יזכה אתכם בשליחות חינם.
ברגע שתקבעו מנגנון פיצוי יהיה זה האינטרס של חברת השליחויות להביא את החבילות למשרדכם בזמן. בהצלחה!
