מתי כדאי לשכור חברת שליחויות לעסק?

מתי נכון לעסק להוציא את נושא השליחויות מהניהול הפנימי ולשכור חברת שליחויות חיצונית? הנה כמה קריטריונים שכדאי לקחת בחשבון כדי לקבל החלטה:

במידה והעסק הוא חנות אינטרנטית שמוציאה משלוחים ללקוחות באופן קבוע, הרי שמדובר באופרציה שניתן לחשב את ההוצאות עליה לפי:

• כמות השליחים הנדרשת ועלות שכירת כל עובד;
• עלות קניית רכבים ואחזקתם; עלות העסקת מנהל ליחידת השילוח; עלות דלק חודשית
• ביטוחים לכלי הרכב
• גם גודל המשרד שאתם שוכרים או קונים, יושפע מכמות העובדים שתעסיקו - במידה ויחידת השליחויות תהיה פנימית הרי שצריך עמדת עבודה וציוד עבודה למנהל או חדר לשליחים ועוד.

אחרי שחישבתם את עלות יחידת השילוח תוכלו לבקש הצעת מחיר מחברת שליחויות ולראות מה משתלם יותר עבורכם, מבחינת עלות תפעולית חודשית או שנתית. קחו בחשבון גם הוצאות נוספות. אם שכרתם חברת שליחויות חיצונית. אתם שומרים על חברה קטנה יותר מבחינת כוח אדם ואם מתכננים ימי גיבוש או מתכננים לקנות מתנות לעובדים השכירים, ההוצאות נמוכות יותר.

זמן הניהול שאתם משקיעים הוא שונה כשיחידת השליחויות היא מחלקה בתוך העסק שלכם. במקרה כזה אתם חלק אינטגרלי מתקלות אם יש, מטפלים בענייני כוח אדם, בתקלות טכניות ובתלונות של לקוחות וצרכים להקצות עובדים לנושאים אלה. במידה ובחרתם בחברת שליחויות חיצונית, הניהול שלכם הוא מלמעלה ומצומצם יותר. לא יעסיקו אתכם בעניינים השוטפים ותבדקו בעיקר את השורה התחתונה: התבצע או לא, מה היה המשוב ומה העלות. עם זאת, במידה ואתם עובדים מול חברת שליחויות חיצונית והיקף השליחויות גדול, אולי תצטרכו להעסיק עובד פנימי שיפקח על ההתנהלות של החברה החיצונית ויוגדר כאחראי הפצה.

אם שוכרים חברת שליחויות חיצונית אפשר לערוך אחת לתקופה סקר שוק ולבדוק את כדאיות המחירים לעומת החברות המתחרות. כשמדובר ביחידה פנימית, לפעמים קשה יותר לבודד את ההוצאות על יחידת השליחויות כעסק בפני עצמו ולחשב את העלות שלו לחברה, מאחר ואולי הרכבים שמשתמשים בהם לשליחויות, משרתים צרכים של יחידות נוספות במשרד. ייתכן ואנשי יחידת השליחויות במשרד עושים תפקידים נוספים בחברה. למעשה, יש לחשב מה יהיו ההוצאות השוטפות של העסק ללא פחות עובדים ומדובר בהשלכות רחבות שמשפיעות גם על גודל המשרדים, על תעריף הארנונה כתוצאה מכך ועוד.

אם מדובר בחברות משפטיות יש לרוב צורך להעביר מסמכים במסירה ישירה. כשמדובר במסמכים משפטיים, פעמים רבות עבודת השליח לא מסתכמת בהעברה אלא נדרשת גם ערנות לסוגים השונים של קבלת השליחות, לעיתים השליח ייתקל בסירוב או התחמקות וכדומה. לעיתים גם צריך להחתים את הנמען. כלומר השליחויות יכולות להיות מורכבות יותר ולקחת זמן. חישבו ושיקלו האם תרצו את ההתעסקות עם הצד הזה של העשייה או שתעדיפו שחברה חיצונית תטפל בחלק הזה של העבודה ואתם תקבלו את השורה התחתונה.