4 אמצעים להגנה על מידע עסקי ואישי

ההנחה שרק בנקים או ארגונים צבאיים זקוקים לאמצעי הגנה על המידע שלהם מוטעית, כוון שכל עסק חייב לשמור על המידע הזורם בו. נתונים שנראים טריוויאליים עשויים לשמש גורמים עוינים, פליליים וביטחוניים, בכדי להסב נזק לעסק, לעובדים, ללקוחות, לנותני שירות ולשותפים שלכם. אלו, על קצה המזלג, הנתונים שיש להגן עליהם:

• פרטי העובדים כגון: מספרי זהות, פרטי בני משפחה, כתובת, מספר טלפון, כתובת מייל, פרטי אשראי, חשבון בנק.
• קודי גישה וססמאות למשרדים ולמחסן, ארכיון, כספת, חדרי בקרה בבניין, כמו גם תכניות בנייה ונתוני גישה לבקרת המעלית בבניין ולמצלמות האבטחה.
• נתוני רכבי חברה והנהגים המשתמשים בה: מספרי רכב, פרטי רישיון ועוד.
• פרטים אישיים וכלכליים של לקוחות, נותני השירות והשותפים עסקיים.
• חוזים אישיים ומסמכים הנוגעים להעברות כספים בחברה, אליה ולגורם חיצוני.

נבהלתם? היינו אומרים שאין סיבה אך בזה נבטל את כל מה שביקשנו לציין עד כה, אבל לחילופין נציע לכם לשמור על ערנות בריאה ולהכיר את האמצעים המתקדמים לשמירת המידע העסקי שלכם:

מרבית המסמכים יוצאים מהמשרד באופן פיזי במעטפות כשלא ניתן לדעת כמה ידיים החליפו עד הגעתם אל היעד. בכדי להבטיח שיגיעו ליעדם נצורים עליכם להתקדם לשימוש במעטפה מאובטחת.

מעטפה מאובטחת מאובזרת במגוון אמצעים המקשים על פתיחתה וגנבת המידע. ישנן מעטפות בעלי דבק ייחודי המונע פתיחה וסגירה חוזרת, בעלות מנגנון המתריע ברגע פתיחה על ידי גורם שאינו מורשה, בעלות יריעה פנימית וחיצונית שאוטמת את פתחיה, מעטפות בעלות מספר סידורי או ברקוד לסריקה, בעלות פס דבק הרגיש לחום/קור ולחומרים ממיסים מסוגים שונים ועוד.

דרך מקורית להגביר את מעגל השמירה הוא להשתמש במעטפה בתוך מעטפה, כשהמעטפה החיצונית מודבקת בסרט הדבק רץ לכל אורכה ורוחבה. ניתן להשתמש בגליל דבק שקוף או בדבק שעליו מודפס לוגו העסק.

אמצעי נוסף הדומה לדבק המאובטח הוא מדבקה מאובטחת להסרה חד פעמית. זוהי מדבקה עבה הסוגרת את פתחה העליון של המעטפה (או ארגז המסמכים) ומונעת פתיחתה. בכדי לפתוח את המעטפה יש לקרוע את המדבקה ולכן לא ניתן להסוות פתיחה וסגירה מחודשת.

גם כאן ניתן לקנות מדבקות עם הכיתוב" סודי/לא לפתוח/אישי/למכותב בלבד" וכו' או מדבקה הנושאת את לוגו העסק.

עטפתם את המסמך היטב במעטפה מאובטחת, אטמתם עם דבק מאובטח והוספתם מדבקה מאובטחת לכל מקרה שלא יקרה. ובכל זאת, קרה, והמסמכים נחשפו. מה עכשיו?

בדיוק בשביל זה המציאו את הנייר שאינו ניתן לשכפול במכונת צילום. מונעים העתקה בדרך מקורית ומתוחכמת. הנייר נראה רגיל אך הוא מיוצר בטכנולוגיה שאינה מאפשרת העתקתו במכונת צילום, כך שלא משנה כמה פעמים ינסו לשכפל אותו – התוצאה שתתקבל היא נייר לבן וריק.

לכן, מסמכים חשובים באמת מומלץ להעביר בנייר שאינו נייר להעתקה, במעטפה מאובטחת הסגורה בדבק ועליה מדבקה אוטמת. או רק אחד מהאמצעים אם אתם מתעצלים להשתמש בארבעת מנגנוני האבטחה גם יחד. בהצלחה!