יציאה לחופשה מרוכזת בפסח: כך עושים זאת

המחשבה על השבתת העסק לשבוע ימים עלולה להעלות חששות אך היתרונות להחלטה זו רבים מהחסרונות. הנה עיקרם:

1. מרבית העסקים בישראל אינם פועלים בתקופת הפסח והיקף הפעילות הארצי פוחת משמעותית. לפיכך, פעילות סדירה ממילא אינה כדאית באין שותפים לעבודה.

2. הורים עובדים רבים נאלצים להיעדר מעבודתם בתקופת הפסח בשל החופשה הארוכה במוסדות החינוך, והצורך לטפל בילדים הנופשים.

3. פסח מציין את תחילת עונת התיירות בארץ ובחו"ל ועובדים רבים (רווקים או משפחות) מנצלים את התקופה לנופש, לכן גם אם הפעילות במשרד תימשך כרגיל, ייתכן ועובדים רבים יעדרו.

4. רבים מהעובדים מארחים או מתארחים בתקופת הפסח וזקוקים לזמן בכדי להתארגן כראוי, להכשיר את הבית, לערוך קניות ולבשל, כאשר עבודה במשרה מלאה בתקופה זו יערים עליהם קשיים ולחצים, וממילא תשומת לבם לא תוקדש לעבודה. יציאה לחופשה תסב להם נחת רוח ותעלה את המורל.

בכדי להבטיח שהחופשה המרוכזת תתאפשר באין מפריע וללא תקלות נקטו את הפעולות הבאות:

1. הודיעו מראש לעובדים על יציאה מרוכזת לחופשה. אל תפתיעו אותם ברגע האחרון ואפשרו להם להתארגן כראוי. השאירו פרטים ליצירת קשר בעת הצורך.

2. שלחו מייל ללקוחות המעדכן בדבר יציאתכם לחופשה ובו פירוט הדרכים בהן ניתן ליצור אתכם קשר בעת הצורך: טלפון למענה אנושי, כתובת מייל, מספר פקס ואת רמת הזמינות שלכם.

3. הפעילו שירות לקוחות במהלך החופשה בעזרת עובדים שיבקשו להישאר, או בעזרת מנהל/ת המשרד. רצוי להפעיל שירות חלקי, עד 13:00 בכל יום, כוון שלא צפויה מסת טלפונים מלקוחות בשבוע זה, ובכדי לאפשר לעובדים שנשארים במשרד לנצל חצי יום למנוחה ונופש בחג.

4. אל תזניחו את תפקידכם מנהלים וספקו מענה לעובדים ולקוחות במייל אחת ליום. כך תבטיחו שנושאים דחופים יטופלו כראוי, ושתישמר פעילות תקינה במהלך החופשה.

5. שבוע ימים הוא זמן נצח ברשתות החברתיות והיעדרות כזו עלולה לגרום לכם להישכח. לכן, העלו פוסטים, סטאטוסים וציוצים אחת ליומיים, ענו על שאלות גולשים ושתפו תכנים. ניתן לעשות זאת בפשטות ע"י תזמון התוכן מראש לעלייה אוטומטית בזמן שתחפצו.

עובדים רבים בוודאי יתלבטו באם לצאת לחופשה בשל ההשפעה על שכרם, אך ניתן לעשות זאת ללא פגיעה בהם על ידי ניצול ימי החופשה שלרשותם, קיזוז חצאי ימים ואי הורדת תשלום בערבי חג וסופי שבוע. יש להקפיד לשלם זכויותיהם הסוציאליות כרגיל ונסיעות אלא אם כן מדובר בהוצאות דלק, ואז החישוב הוא לפי שימוש בפועל בהתאם להצהרת העובדים בדו"ח קילומטרים.

אומנם היקף פעילות נמוך בעסק מביא לירידה בכמות הלכלוך שייווצר אך אם המשרד פועל באופן חלקי ומאפשר קבלת קהל, רצוי שהלקוחות יגיעו למשרד מתוחזק. אם המשרד אינו פעיל בכל ימי החג, הזמינו חברת ניקיון ליום בו תחודש הפעילות במשרד וזאת בכדי לספק לעובדים סביבת עבודה נעימה.

היעדרות בת שבוע עלולה להוציא את העובדים, ואתכם, מאיזון ולכן חשוב לכנס ישיבה מיד עם השיבה לעבודה, להגדיר יעדים, לחלק משימות ולשוב במלוא המרץ לפעילות. בקשו מהעובדים להעלות לסדר היום את הנושאים הדחופים ביותר, וספקו מענה מהיר בכדי שלא לעכב תהליכים.

חזרו על הפעולה מול הלקוחות: שלחו מייל המיידע בדבר חזרה לשגרה וטפלו בדחיפות בבעיות שצצו בתקופת החג.