בצעו בדיקת רקע והעסיקו רק קבלן הפועל ברישיון
העסקת חאפר היא תנאי ראשון לבעיות לכן עליכם לוודא שהקבלן שבחרתם מחזיק ב"תעודת קבלן שיפוצים מטעם משרד הבינוי", המחייבת וותק של 5 שנים לפחות בתחום ועמידה במבחני ההסמכה של רשם הקבלנים.
בנוסף וודאו שהקבלן בעל ניסיון בביצוע משימת השיפוץ הספציפית הנדרשת במשרדכם. אספו המלצות ובדקו את טיב עבודתו באמצעות התאחדות הקבלנים והמועצה לצרכנות.
דגש חשוב: קבלנים שאינם רשומים ברשם הקבלנים מורשים לבצע שיפוצים בהיקף של 40,039 ₪ בלבד, והעסקתם חוקית בהתאם למגבלה זו.
העדיפו שירותיו של קבלן מקומי
להעסקת קבלן מקומי יתרונות רבים: קבלן שיפוצים במרכז המכיר את חוקי העזר העירוניים יפעל בהתאם לתקנות המקומיות וימנע קנסות. בנוסף, ההיכרות עם אנשי המקצוע המקומיים תבטיח שיתוף פעולה פורה ויעילות בעבודה.
בזכות הכרת אופי התעבורה באזורכם יטיב הקבלן לבחור היכן להציב את מיכל איסוף פסולת הבניין, והקרבה הפיזית למשרדכם תבטיח הגעה בזמן ליום העבודה.
ערכו תיאום ציפיות שימנע מריבות בהמשך
לפני שתצאו להרפתקה הכירו את תהליך העבודה והבינו מה כרוך בו, למדו את משמעות המונחים המקצועיים והסכימו על היקף העבודה. אל תשאירו סימני שאלה באוויר וודאו שקיבלתם מענה בטרם יתחיל השיפוץ.
ערכו ברורים עד לפרטים הקטנים: סוג החומרים לעבודה, הקפדה על בטיחות ותקני בנייה, תכנית לעיצוב לאחר השיפוץ, מספר אנשי הצוות למשימה, שעות עבודה ותאריך סיום.
זה הזמן להבהיר לקבלן כי בסיום כל יום יש לנקות את המשרד ככול שניתן, ולהימנע מהשארת ציוד מסוכן העלול לפגוע בנוכחים. הדבר הכרחי בעיקר אם במהלך השיפוצים תימשך פעילות העובדים וקבלת קהל במשרד.
בדקו שהצעת המחיר שקיבלתם הגיונית והוגנת
בטרם תפקידו את פנקס הצ'קים בידי הקבלן בצעו מחקר שוק בין הצעת המחיר שקיבלתם לבין התעריפים המקובלים בשוק לאותה העבודה. נתונים אמינים תמצאו באתר החשב הכללי לאוצר, מחירון לוי יצחק, מחירון המקצוענים, חברות הביטוח או פורום הקבלנים של ישראל.
כמו כן, קבלנים הוגנים יציעו חלופות זולות למוצרים ושירותים ויתפרו את השיפוץ בהתאם ליכולת הכלכלית שלכם – ולא להפך. עליכם להגדיר תקציב ברור לעבודה ולוודא שהנתונים "מיושרים" עם התעריפים של הקבלן.
חפשו את "האותיות הקטנות" בחוזה
לעיתים במהלך העבודה צצות "אותיות קטנות" שפוגעות בהרגשה ובתקציב. לדוגמה: קבלן ששכח לספר שבעבור רכישת חומרים הוא גובה תוספת, או שבעבור שינוע החומרים תתבקשו להפריש סכום להובלה.
לעיתים הדבר מסתכם בעשרות שקלים אך לא מופרך לשער כי הסכום יכול להאמיר למאות ואלפי שקלים. לכן, בדקו מול הקבלן שהסכום שנדרש מכם לשלם כולל את תהליך השיפוץ במלואו!
קבעו מנגנון תשלומים שיגן עליכם
הנושא הכספי נוטה לסבך את כל התהליך ולכן יש לנהוג בהגינות ומצד שני – לא לוותר על השליטה. לכן, פעלו לפי המקובל בשוק ושלמו 20% מהתשלום מראש, 15% נוספים לאחר השלמת מחצית העבודה ואת היתר בגמר השיפוץ, ולאחר שבדקתם שהכל התנהל בהתאם לציפיות.
אל תשלמו מראש את כל הסכום עבור העבודה! כך תבטיחו שבמידה והקבלן "יברח" לא תישארו עם חור בקיר וחור בכיס.
קבעו לוח זמנים ברור לסיום השיפוץ
לא ניתן לקבוע מראש לוח זמנים לכלל עבודות השיפוץ בשל ההבדלים במשרדים, אך יש לקבל מהקבלן הערכת זמנים לה יתחייב בכדי למנוע משיכת זמן מיותרת והתנהלות לא מקצועית. דרשו הערכה לכל חלק בשיפוץ. לדוגמה: יומיים לשבירת קירות, שלושה ימים לסיוד וכו'.
הגדירו בחוזה מהי מבחינתכם סטייה לגיטימית מהלו"ז וקבעו מהו מנגנון הפיצוי שיופעל במידה והסטייה מהלו"ז תתארך ותפגע בפעילות השוטפת של העסק. קבלן המתחייב למנגנון פיצוי כספי לא יתמהמה בעבודה ויפעל ביעילות.
קבעו מנגנון קבלת החלטות למניעת עיכוב בעבודה
במהלך העבודה תידרשו לקבל החלטות עיצוביות בעלות משמעות כלכלית. לדוגמה: כשאסלות שבחרתם אינכם במלאי ויש להתקין אחרות שמחירן יקר יותר. באין מענה ההתקנה תתעכב והעיכוב ישפיע על ההתקדמות של יתר השיפוץ. לכן, בחרו אדם /צוות של מקבלי החלטות שיפעל מול הקבלן.
הגנו על הריהוט המשרדי וציוד המחשוב
שיפוץ כולל לכלוך ושימוש במכונות כבדות העלולות לפגוע בריהוט המשרדי, ציוד מחשוב והציוד האישי של העובדים. לכן, ארזו את מה שניתן והוציאו מהמשרד ועטפו בחומרים מיוחדים (יריעות ניילון, בד או נייר עיטוף) פריטים שימצאו במשרד במהלך השיפוץ.
הוסיפו כיסוי ביטוחי מתאים במסגרת ביטוח העסק ובהתאם להערכת שווי רכוש שתבצע חברת הביטוח. כך תזכו בהגנה מלאה מפני תקלות, אובדן והרס הרכוש.
שמרו על קשר קבוע עם הקבלן
הפקדת מפתחות המשרד בידי הקבלן עם איחולי "ניפגש כשהשיפוץ יסתיים" זו טעות גדולה. עליכם להיות נוכחים בזמן העבודה ולוודא שהצוותים פועלים ביעילות ולא "נופשים".
בנוסף, על הקבלן לספק סקירה יומית על הנעשה ועל הצפוי ביום שלמחרת. הישארו עם היד על הדופק בכדי לפקח על העבודה, לצמצם אי הבנות ולחזות בהתקדמות. בהצלחה!
