הדגשים לבדיקה בחוזה שירותי גניזה

מספר ארגזים מינימלי לאחסון

עלות שירות הגניזה נקבע לפי מספר הארגזים המועברים לארכיון כאשר המחיר יורד ככול שמספר הארגזים עולה. לשם המחשה: באחסון 20 ארגזים מחיר כל ארגז יהיה 24 ₪, ובאחסון 500 ארגזים ישתנה המחיר ל- 20 ₪ לארגז. מקובל בענף לחייב 20 ארגזים כמספר מינימלי לאחסון.

אספקת הארגזים ואריזה

חברות הגניזה מספקות את הארגזים כחלק מהעסק וללא תשלום נוסף, אך ייתכן כי יגבו בעבורם תשלום אם תרצו להפסיק את ההתקשרות ולשמור את החומר בארגזי חברת הגניזה.

לגבי האריזה – תוכלו לארוז את החומר בעצמכם לפי השיטה והסדר שתבחרו ואז להעבירו לארכיון, או לבקש מהספק שיארוז בנוכחותכם. השירות כרוך בתשלום אך יחסוך מכם טרחה.

תשלום בעבור איסוף הארגזים ממשרדכם

מרבית החברות מחייבות תשלום בעבור האיסוף הראשוני ממשרדכם בין אם ארזתם לבד ובין אם נארז על ידי נציגי החברה, ובתשלום נפרד בעבור ארגזים שתרצו להוסיף בחלוף החודשים והשנים.

עלות שליפת מסמכים

ישנם שני מסלולים לתשלום עבור שליפה. הראשון כולל תשלום עבור כל מסמך שתבקשו לשלוף בנפרד מהתשלום השנתי שנקבע, והמסלול השני כולל שירותי שליפה בתעריף השנתי והגבלה למקסימום שליפות. לדוגמא: תשלום X שקלים עבור שירותי גניזה ועשר שליפות בשנה.

כדאי גם לבדוק האם החברה מספקת שירות שליפה לכל רחבי הארץ, מה טווח הזמן להגעת המסמך ומה עלות השירות.

ביטוח המסמכים

הארכיון מחויב לבטח את הארגזים כאשר במקרה של אובדן מסמכים מכל סיבה שהיא (גניבה, שריפה, רטיבות וכו’) יוחזר רק התשלום השנתי ששילמתם בעבור הגניזה. זוהי המדיניות המקובלת. אם בחזקתכם מסמכים החיוניים לעבודתכם דאגו לבטח אותם באמצעות ביטוח העסק.

הטיפול במסמכים בתום תקופת האחסון

בתום תקופת האחסון הארכיון יציע להחזיר את החומר אליכם או להשמידו בגריסה. שתי האפשרויות לרוב כרוכות בתשלום. התשלום המקובל הינו 6-10 ש”ח להשמדת מיכל בודד או להחזרתו למשרדכם.

גיבוי המסמכים ואבטחתם

אם למסמכים חשיבות עבורכם כדאי שתוודאו שהארכיון פועל ברישיון ועומד בתקני בטיחות. רצוי שהארכיון יהיה מוגן במנעולים ומצויד באזעקה ומאבטח, במערכת הגנה מנזקי מזג האוויר, מזיקים, והגנה מפני שריפות: מערכת התראה, מערכת לכיבוי שרפה ובידוד מתקדם. על חוזה ההתקשרות להכיל גם סעיף שמירת סודית.

ומה קורה אם אינכם מרוצים?

במידה ותרצו להפסיק את ההתקשרות או שלא יהיה יותר צורך בשירות עליכם לבדוק מהי מדיניות הפסקת החוזה טרם מועד הסיום שנקבע, האם תחויבו בהודעה מראש ו/או בעלות לתקופת הגניזה הראשונית. מקובל כי החיוב הוא לפי תקופת הגניזה המינימלית הנעה בין שנה לשלוש שנים.