דגשים בטרם תפנו לספק שירותי גניזה

כמות המסמכים לאחסון

האחסון מתבצע בארגזים מקרטון הנקראים מכלי גניזה סטנדרטיים. מיכל יחיד מכיל בין 4 ל- 5 קלסרים עבים. הצעת המחיר מתבססת על מספר המכלים שברצונכם לאחסן, כשאחסנת כמות גדולה מזכה בהנחה. לקבלת הצעת מחיר יש לברר מה מספר הקלסרים שברצונכם לאחסן. לדוגמא: אם ברשותכם 1000 קלסרים הנכם צפויים לאחסן 200-250 מכלים.

מיון החומר לפני אריזה

ספק שירותי הארכיון ימיין את החומר שייגנז בתשלום נוסף. אם ברצונכם להפחית בעלויות, מיינו את החומר בעצמכם והעבירו לגניזה רק את הנחוץ לכם. עדכנו את הספק באם תעדיפו שהוא יבצע גם את המיון של החומר.

אריזת החומר

הספק יארוז את החומר במשרדכם ויובילו לארכיון. טווח הזמן המקובל לאריזת עד 200 ארגזים הוא יום עבודה אחד. לרוב האריזה אינה כרוכה בתשלום נוסף וכלולה בעלות האחסון השנתית. במידה ותחויבו בתשלום מדובר בעלות חד פעמית של 5-10 ₪ לארגז.

תדירות שליפת החומר

במידה ותרצו לעיין במסמכים מדי פעם תוכלו להזמין קלסר או ארגז שלם מהארכיון באמצעות המייל, הפקס, הטלפון או באתר הבית של הספק. החומר יגיע אליכם במייל מאובטח או באמצעות שליח ביום למחרת ביצוע השליפה. במקרים דחופים יועבר החומר בתוך מספר שעות.

בסיום השימוש יאסוף נציג החברה את החומר חזרה לארכיון. במידה והנכם מעוניינים ששירות שליפת המסמכים יבוצע למספר משרדים הפזורים ברחבי הארץ – יש לציין זאת בפני הספק ולוודא שהתהליך אינו כרוך בתוספת תשלום.

סריקת החומר – לא חובה

מרבית החומרים הנשלחים לגניזה אינם נדרשים לשליפה אך מחייבים שמירת המקור. מכאן שאין כדאיות בסריקת כל המסמכים, מה גם שעלות הסריקה יקרה (בין 30-40 אג’ למסמך וכ- 240 ₪ לארגז). במידה ובידכם חומרים חיוניים תוכלו לסרוק אותם עצמאית לפני העברתם לארכיון.

זמן הגניזה המינימלי

חוזה גניזה סטנדרטי מתייחס לתקופת התקשרות בת שנה עד שלוש שנים. עם זאת, על פי החוק יש לשמור מסמכים עסקיים לתקופה של 7 שנים. כשתקבלו הצעת מחיר זכרו כי יש להכפיל את הסכום השנתי הנדרש בהתאם למספר השנים בהן תחויבו לשמור את המסמכים.