צוות הניקיון חשוף למידע רגיש?

כמו כל נותן שירות שתכניס למשרדך גם את עובדי חברות ניקיון עליך לבדוק היטב. אין הכוונה להושיבם תחת מנורה מתנדנדת ולחקור אותם תוך שמירה על ארשת פנים רצינית, אלא לוודא שחברת הניקיון מחזיקה ברישיון עסק.

בנוסף עליך לבקש ממנהל החברה להעביר אליך את קורות החיים של צוות הניקיון שהוקצה לך, ואם תרצה להדק את רצועת הביטחון תוכל לבקש שיציגו גם אישור "העדר רישום פלילי".

זהו מסמך שמעניקה משטרת ישראל תמורת סכום סמלי, ובו מפורטים אירועים חריגים שביצע העובד. מקובל לבקש אישור זה מאנשי צוות העוסקים בתחומים שהסודיות יפה להם, מאבטחת מידע ועד רפואה וכספים.

רישיון עסק והיעדר רישום פלילי יבטיחו שלמשרדך ייכנסו רק עובדים ראויים, אך אין זה מספיק. עליך למנוע כניסת אורחים לא רצויים ולמנוע ממסמכים חשובים לצאת ממשרדך. זאת בעזרת שלושת מנגנוני זהירות שלפניך.

התקנת מנעולים וכספות- הכנס מסמכים מסווגים וחפצים יקרי ערך לארונות נעולים או לכספות נסתרות. שיטת השמירה הישנה מוכיחה יעילותה שוב ושוב ומונעת גניבה פיזית של חפצים. מחירה של כספת משרדית נע בטווח שבין 180-500 ₪, כאשר כספות בקטגוריית "פורט נוקס" תוכל לרכוש תמורת 2000-3000 ₪.

נעילת מחשבים בקוד אישי – הנחה את עובדיך לנעול בסוף יום העבודה את המחשבים בסיסמא אישית. הדבר חיוני בכדי לוודא שמידע חשוב אינו דולף החוצה, לא רק בידי צוות הניקיון, אלא גם בידי עוברי אורח סקרנים.

הצבת מצלמות אבטחה במשרד – התקנת מצלמות גלויות תיצור הרתעה ובמידה ותחכים להתקינן גם במקום נסתר, תוכל לעקוב אחר המתרחש במשרד ולזכות במנה הגונה של שקט נפשי.

רכוש מצלמה אליה ניתן להתחבר מרחוק, בעלת רזולוציה מינימלית של 640x48 , וכזו השומרת את המידע המצולם חודש ימים לפחות. טווח המחירים למצלמה מסוג זה הוא 200-500 ₪. חשוב לציין כי במקרה ותתקין מצלמות עליך ליידע את העובדים על קיומן אך לא על מיקומן.

חשבונות עסק המכילים פרטי אשראי ו/או פרטים אישיים, חוזים, כרטיסי עובד ובהם פרטים אישיים של עובדיך, הזמנות הכוללות מספרי טלפון ופרטי חשבון בנק ואפילו הדפסות של מיילים ובהם פרטיהם של אנשי קשר. מסמכים שנראים לך תמימים לחלוטין עלולים לגרום לך עוול במידה ויגיעו לידיים הלא נכונות.

הקפד לשמור מסמכים במקומות סגורים, קלסרים חתומים או ארונות נעולים. אל תשאיר מסמכים פזורים על השולחן, ובמיוחד הקפד להסתיר מסמכים המכילים פרטי חשבון ואמצעי תשלום. הצפנתם תסייע במניעת גניבת כספים וזהות.

על אף שנקיטת אמצעי זהירות תפחית את הסיכון לפרצת אבטחה, לעתים הבלתי צפוי מתקיים ומסמכים חשובים, כמו גם חפצים יקרי ערך, מוצאים את דרכם אל הידיים הלא נכונות.

לעתים חברות שירותי הניקיון מציעות ביטוח משלהן כחלק מחוזה ההתקשרות, אך הביטוח בסיסי ביותר ואינו מספק. היעזר בביטוח זה אך אל תסתמך עליו ורכוש בנוסף ביטוח עסק מקיף שיבטיח פיצויים התואמים את ערך המוצרים, והמידע, שנמצא במשרדי העסק שלך.

1. בחר בחברת שירותי ניקיון הפועלת ברישיון ובעלת מוניטין. כך תבטיח עבודה מול גורם מוסמך ואחראי.

2. אל תכנס לשאננות ובקש ממנהל חברת הניקיון לעיין בקורות החיים של צוות הניקיון שהוקצה לך. כמו כן, בקש טופס "היעדר רישום פלילי".

3. שמור חפצים יקרי ערך ומסמכים מסווגים בכספת, הקפד לנעול את המחשבים בקוד אישי והתקן מצלמות אבטחה במשרד.

4. הקפד לשמור במקום סגור מסמכים חשובים וכאלה המציגים פרטי חשבונות, פרטי אשראי ופרטים אישיים שלך ושל עובדיך.

5. בדוק כי ביטוח העסק שלך מגן עליך ומציע פיצוי הולם במידת הצורך. תוכל להיעזר גם בביטוח שמציעה חברת שירותי הניקיון כאמצעי זהירות נוסף. בהצלחה.